如何處理展品運輸問題

發布時間:2017-01-20 13:30:05 點擊:1604

出展展品運輸工作是將展出所用的參展樣品用空運、海運或綜合方式從貨物所在地運到展出所在地,并運回或運到下一個展出地點,以及辦理有關手續的工作。展品運輸環節多、時間性強、費用開支大、因此必須做到“安全、準時、省錢”。展品運輸工作是展商參加展覽會的一項主要工作,它對展出的效果有直接的、重要的影響。

在整個參展過程中,展品運輸作為關鍵的一個環節,至關重要。如果在展品運輸這一環節稍有差錯,將會嚴重影響企業的參展計劃;有時,甚至會將耗資巨大的出展計劃化為泡影,在這里,將重點介紹展品運輸流程、常見問題及解決之道。

 

展品運輸的分類

一、航空運輸

航空展品運輸所承運的展品由托運方交給承運方開始,承運方即對所運展品負有責任,直至承運方將展品安全交貨為止,這一段時間稱為承運責任其間。因裝卸、運送、保管、交付過程不妥善,而發生展品損壞或丟失事故,承運方將按合同負相應責任。

外運航空運單是進行航空展品運輸必不可少的單據,是一種運輸合同,不可轉讓。不同于海運提單,它并不代表所托運展品的所有權。航空運單是由承運人或其授權的代理人出具的,航空展品運輸中的一個最重要的單據。

航空運單不僅僅是交貨憑證,它還是報關憑證及保險證書,需妥善保管。

出展展品的運輸一般在展覽會開幕前兩個月左右就開始運作,時間上比較寬余,而鑒于航空運輸高額的運輸費用,所以航空運輸在出展展品運輸中的份額相對較小。

二、海運

海洋運輸是出展展品運輸中最主要的運輸方式,展品總運量中的三分之二以上,我國絕大部分出展參展樣品,都是通過海洋運輸方式運輸的。海洋運輸的運量大,運費低,航道四通八達,是其優勢所在。但速度慢,航行風險大,航行日期不易準確,是其不足之處。

 

常見問題及解決之道

出國參展的展品運輸是手續最為繁多的一類,涉及很多部門,而且情況各不相同。下面列出出展展品在運輸中最常遇到幾個問題及解決方案,希望能讓出展企業得到些啟發。

問題一:參展企業相關人員對《運輸指南》一無所知,倉促上陣,在展品裝載前的包裝、報關及報檢等事頂上頻頻遇上難題,甚至無從下手。

《運輸指南》是展品運輸代理在每個展覽會開幕前制定的一份實用性文件。通過相關途徑分發到參展商手中,以便相關人員能及時了解展品運輸中的相關環節,及時應對緊急問題。為了保證展品運輸的安全性,避免展品在整個運輸、裝卸和展臺就位的全過程中出現損壞與丟失展品的現象,《運輸指南》對參展展品的包裝、運輸保險等提出了相應的規定和建議,對超重、超限展品的運輸、裝卸和展臺就位也做出了相應的提示。為了保證運輸代理在展覽品從抵達指定的港(站)開始到展臺就位的這段時間里有充足的時間完成展品的報關、報檢、提貨、運輸、查驗、熏蒸處理等必要的手續和操作過程,收到《運輸指南》后,展品運輸商可以組織相關人員認真看一看,讀懂了再工作,可以少走彎路。

問題二:有少許部分參展企業在報關時走入誤區,為了少繳關稅,特地將展品價格壓得很低。

出國參展需要辦理展品和運輸單證、海關手續、保險手續,但是,各國對單證具體要求可能不一樣,需要事先了解,并相應做好準備。為了方便通關,所有展品都必須標價、申報。出售展品需要標價,其他展品和用品,比如禮品、宣傳品、自用品、招待品、道具等,即使是無商業價值,也需標價。有些參展企業為了少繳關稅,在展品清單上做手腳,將貨物價格標得很低。這也許會節省一部分小錢,但最終結果是得不償失,也可能是自找若吃。首先,海關人員對報關中的問題肯定心中有數,有許多辦法對付未如實申報者,如果海關真的要追查下來,吃虧的是參展商。海關一旦認定參展商瞞報貨值,數倍罰款免不了,展品還要被扣;萬一受損,保險公司將按報關清單賠償。因些,參展商還是如實申報為好。

當然,現在大部分的運輸商都把展品的報關、報檢并入到整個運輸工作中,參展商只需如實填寫展品清單即可。

問題三:參展商認為運輸商實力強、專業、安全,就麻痹大意、心存僥幸,不買保險是出展展品運輸中常遇問題之一。

海運的確方便、安全,但也存在風險,提前購買運輸保險是非常有必要的。

運輸險是展品在運輸和展覽過程中的保險。在展品發運并取得提單后,按展品清單上的價格辦理保險手續。一般可辦理一切險種,并取得保險單。保險期是從展品在國內倉庫發運一直到運回國內倉庫為止。參展商可以將分保業務交由承保行辦理。建議展商根據自己展品的實際情況上附加險,它可以提供盜竊險和破損險的保護。在運輸途中發生破損丟失,應設法向事故責任方取得理賠單證,若無法取得理賠單證,則要求責任方出示證明書。受損方填寫受損報告書,連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續。索賠期一般為一年。這其中重要的一點是:一旦出險,現場取證最重要。

問題四:包裝箱的標簽標注不詳,或是有遺漏,致使運輸公司工作人員無法準確地將展品送至展臺,運輸延誤。

在國內,參展樣品的包裝通常由參展企業工作人員解決。包裝一定要做到細致入微,要在貨物的包裝箱上將標簽填好,企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節都要寫清楚。這些雖然是細節,但很容易產生麻煩。有的企業只寫展覽館的名稱,不寫展會名稱,就會耽誤運輸。比如法蘭克福展覽中心很大,經常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱標不清楚,運輸商就不知道該將展品送到哪個館。

企業名稱和日期也應明確。企業在公司所在地發貨經常會遇到這樣的情況,企業找的運輸商常常為了壓低成本,將貨物轉包出去。展品經常會被幾次轉包,最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統一發貨。由于幾經轉手,最后接貨的公司并不清楚該貨的貨主是誰。如果貨物標簽上公司名稱不清楚,展覽會的運輸代理去提貨的時候,就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季,展覽會的運輸商每天收到的貨物很多,常常分屬不同的展覽會。因此,展品運輸時標簽的內容就顯得格外重要,一旦沒有寫清楚,就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。

一些大件設備,比如紡織機械等,基本都是大廠商生產的,他們參展時通常會自己派車將貨物運到展覽會。如果不是自己運輸,展品包裝外的標識更要全面。這些方面,歐美國家比較規范。比如在較大設備的箱外,他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志,表明這里是可以用來吊的位置。另外,機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣,展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品,在包裝時里,面要加好防震的材料,箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放,也應該標明清楚。因為在航空運輸展品進不了艙門時,運輸人員如果看到不能倒放的標志,就不會倒放,而會建議該展品改用飛機運輸或者采取其他的運輸方式。

問題五:展品進展館后,應由展覽會的運輸代理將展品運至展臺,并逐一卸下,有些參展商為搶時間布展,廉價雇用游擊隊式的搬運工,或是自己工作人員一起動手,殊不知這樣越俎代庖,一旦出現展品損壞,責任難以認定。

目前,很多展覽館管理不善,展覽館內常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見展商進來就蜂擁而上,以極低的價格承攬搬運業務。他們的價格雖然很低,但是服務的安全性沒有保證。游擊隊式的搬運工在搬運過程中發生貨物損壞時,通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工,因此在搬運過程中,常常會有盜竊展品的事件發生。游擊隊式的搬運工雖然價格便宜,但是發生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。

參展企業的工作人員也不宜加入展品卸載工作,一旦出現展品損傷,責任難以分清。一般情況,組展商與指定的展品運輸商都會有合同在先,如果在搬運中出現展品或人員的損傷,可以找展品運輸商要求一個合理的解決方式。

問題六:參展企業對展品運輸不重視,沒有安排專人專項負責,對展品到達時間、到達地點,甚至整個運輸方案一點都不了解,一旦出現不可預測的情況,將影響參展樣品展出。

現在很多參展企業都是全權委托組展商或運輸公司辦理展品運輸,而企業自身卻不安排任何人跟蹤此事,這是不對的。一旦出現展品延誤、缺失等情況,責任在運輸方,可損失最大的自然是參展商。

參展商希望在展覽會期間向觀眾展示自己的展品和技術,但往往因為發貨不及時貽誤了時機。展會上,有時候個別展位上空空如野,業內俗稱“開天窗”。出現這種問題是由于參展商從國內港(站)發貨較晚,導致展品在規定的抵達港(站)時間之后到達。這會給參展商指定的展品運輸代理帶來提貨、運輸、報關和報檢等方面的時間壓力,進而導致參展商不能及時參展或無法將展示產品擺上展臺。這就要求參展商事先做好運輸籌劃方案。整個方案涉及運輸方式、運輸路線、運輸日程和運輸費用等因素。在確定展品運輸日程時,不僅要考慮運輸所需的時間,還要考慮展品、道具、資料等展覽用品準備所需時間,以及辦理有關單證和手續所需的時間。

展會后,鑒于高額的回運運輸費和復雜的海關手續,雖然展會主辦方是不允許在展會現場買賣樣品,但仍會有部分參展企業會將參展樣品賣掉,或是贈送給意向客戶。如展品需要回運的企業要特別注意,在展品出運前,務必要填寫完整的展品清冊單(中英文兩種格式)。展品清單是向國內外海關報關、清關的重要單證,也是出售展品時的價格依據,否則展品回運將會遭遇麻煩。
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